Glosario de términos

Beneficio de Inventario

En una sucesión, los herederos sólo son responsables de las obligaciones hereditarias que figuraban a cargo del causante, hasta el monto de lo adjudicado.

Calidad de Mutuo

Préstamo.

Cambio de Nombre

Opción que tienen los inscritos, por una sola vez, de modificar, sustituir, rectificar, corregir, o adicionar el nombre, con el fin de fijar su identidad personal.

Cancelación

Situación en la que el inscrito se encuentra registrado más de una vez, ya sea en la misma oficina o en otras (doble o triple registro). Se da porque las personas sólo deben tener un registro civil.

Capitulaciones Matrimoniales

Contrato matrimonial que se hace mediante escritura pública, con el fin de establecer anticipadamente las condiciones que en torno a los bienes seguirá la sociedad conyugal.

Causante

Persona fallecida.

Cédula de Ciudadanía

Único documento válido e idóneo de identificación de los colombianos desde los 18 años.

Certificado de Defunción

Documento médico expedido para acreditar la defunción de todo individuo nacido vivo, según el caso. Consta de un desprendible y una copia, está numerado en forma secuencial ascendente en el extremo superior derecho, para fines de control en la distribución y recolección.

Certificado de Nacido Vivo

Documento firmado por el médico que acredita el nacimiento de una persona.

Cesión de Cuotas

Acto mediante el cual una persona natural o jurídica cede o vende las cuotas o partes de interés social que posea dentro de una sociedad, previa autorización de la junta de socios. Este acto se realiza por medio de escritura pública.

Compareciente

Aquel que con su firma acepta que lo que está escrito es cierto.

Conciliación

Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismas la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador.

Conciliación Extrajudicial

Es la practicada fuera de proceso judicial, es convocada y dirigida por un particular, transitoriamente revestido con poderes jurisdiccionales, como conciliador o funcionario público, autorizado por la ley para ello. A esta conciliación se acude voluntariamente para buscar la solución concertada de un conflicto que, según el acuerdo al que las partes lleguen, tendrá carácter de cosa juzgada y prestará mérito ejecutivo, efectos éstos que son los mismos de la sentencia que en su lugar dictaría un juez de la república.

Conciliador

Son titulares del ejercicio conciliatorio, los conciliadores inscritos en los centros de conciliación, los servidores públicos facultados para conciliar y los notarios, conforme lo relaciona el Art. 19 de la Ley 640 del 2001.

Conmurientes

Cuando dos o más personas han muerto realmente en un mismo acontecimiento sin que pueda conocerse científicamente el orden en que han ocurrido los fallecimientos –caso en el cual se presume legalmente que “han perecido en un mismo momento y ninguno de ellos hubiese sobrevivido a las otras.

Contrato

Acuerdo de voluntades, verbal, o escrito, que crea o trasmite derechos y obligaciones a las partes que lo suscriben.

Documento legalmente elaborado, que es ley para los contratantes y no puede ser invalido sino por su consentimiento mutuo o por causas legales.

Contrayentes

Son las personas que deciden contraer matrimonio.

Convocatoria

Citación de las partes solicitadas a la audiencia. El Art. 20 de la ley 640 de 2001, precisa que la convocatoria debe ser con citación y deberá comunicarse a las partes por el medio que el conciliador considere más eficaz, indicando el objeto de la conciliación e incluyendo la mención de las consecuencias jurídicas de la no comparecía.

Copia

Implica apertura de nuevo serial, con las correspondientes notas de reemplazo (antiguo y nuevo). Sólo pueden solicitar la corrección de un registro o suscribir la respectiva escritura pública, el interesado si es mayor de edad, los representantes legales cuando se trate de un menor de edad y los herederos cuando el registro que se requiere corregir corresponde a una persona fallecida.

Cuerpo Cierto

El inmueble se vende como está determinado por sus linderos si existe alguna diferencia en su cabida, (mayor o menor) no importa, igual es ese el inmueble objeto del contrato.

Curador

Persona que actúa en representación de otra, nombrada por un Juez.

Declaración de Ausencia

Estado de una persona que ha desaparecido de su domicilio, sin que haya noticia de su paradero. Ésta requiere declaración judicial.

Declaración Extra proceso

Acta de hechos rendida por el declarante ante notario bajo la gravedad de juramento.

Declarante

Persona que viene a registrar el inscrito.

Declarantes

Personas mayores de 18 años en perfectas condiciones mentales para expresar hechos que les constan.

Decreto

Orden, precepto, disposición.

Decreto 2668 del 26 de Diciembre de 1.988

Norma por medio de la cual se autoriza la celebración del matrimonio civil ante el Notario Público.

Delimitar

Determinar o fijar con precisión los linderos de un inmueble.

Derechos Gananciales

Son los que adquieren cada uno de los cónyuges por la formación de la sociedad conyugal.

Derechos Herenciales

Son los derechos que adquieren los herederos del causante (padres, hijos, hermanos, sobrinos), los cuales pueden ser enajenados a un tercero (subrogatario), antes del proceso de sucesión.

Desheredamiento

Disposición testamentaria en que se ordenó que un legitimario sea privado del todo o parte de su legítima.

Deudas Hereditarias

Aquellas que en vida tenía el causante.

Deudor

Persona natural o jurídica que a cambio de una garantía hipotecaria sobre un determinado bien, adquiere una deuda para pagar con intereses en un determinado plazo

Discernimiento de Guarda

Nombramiento judicial hecho en alguna persona, por el cual se le habilita para alguna acción o desempeño de algún cargo o negocio, para la tutela, para la administración de bienes, para el cuidado y defensa de una herencia yacente (sucesión).

Divorcio

Proceso por medio del cual queda sin efectos el matrimonio, por una de las causas taxativamente señaladas en la ley.

Documento

Escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros de carácter representativo, es algo que representa otra cosa.

Edicto

Documento que se fija en la cartelera de la notaria por el término de cinco días hábiles, que contiene el nombre completo de los contrayentes, los números de sus documentos de identidad, lugar de nacimiento, nombre de los padres y vecindad.

Emancipación

Hecho que pone fin a la patria potestad.

Endosar

Ceder a favor de otro una letra de cambio u otro documento de crédito, haciéndolo así constar al respaldo o dorso, y/o a través de un documento privado.

Englobe

Acto por medio del cual se unen material y jurídicamente dos o más predios colindantes y de un mismo propietario.

Escritura

Instrumento público firmado con testigos o sin ellos por la persona ó personas que lo otorgan, de todo lo cual da fe el Notario.

Escritura Pública

instrumento notarial que contiene una o varias declaraciones realizadas por las personas interesadas en darle, del cual el notario da fe  de la capacidad jurídica del contenido y de la fecha en la cual se llevó a cabo.

Instrumento que contiene las declaraciones en actos jurídicos emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo. El proceso de su perfeccionamiento consta de la recepción, extensión, otorgamiento y autorización.

Estado Civil

Situación jurídica que la persona tiene en la sociedad, en orden a sus relaciones de familia en cuanto le impone ciertas obligaciones y le confiere determinados derechos civiles.

Evicción y Vicios Redhibitorios

Defectos ocultos del inmueble que no sean fácilmente perceptibles ejemplo, evicción: falsa tradición – vicios redhibitorios: fallas físicas.

Firma a ruego

Si alguno de  los otorgantes no supiere o no pudiere firmar, el instrumento será suscrito por la persona a quien le ruegue o solicite, cuyo nombre, edad, domicilio, e identificación se anotan en el documento.

Gestión Documental

Intervención de Documentos según lo establecido por la Ley de Archivo. (Pre alistamiento, foliación, digitación y digitalización en Archivo Físico o medio electrónico).

Gravamen

Derecho real que se constituye sobre un determinado bien mueble o inmueble, generalmente como garantía. (Ejemplo. Valorización, hipoteca)

Heredero

Asignatario de una sucesión.

Herencia

Asignación a título universal (los bienes, el activo que deja el causante después de fallecer).

Herencia Vacante

Es la que jamás nadie aceptó.

Hijo Extramatrimonial

El hijo nacido de padres que al tiempo de la concepción no estaban casados entre sí.

Hijuela

Título de propiedad que se hace en una sucesión y se usa para hacer las adjudicaciones.

Hipoteca

Derecho de prenda constituido sobre bienes inmuebles, que no dejan por eso de pertenecer al deudor.

Hojas de Papel de Seguridad Notarial

Hojas en las que se imprimen las escrituras las cuales tienen un único número que las identifica.

Huella

Huella digital formada por las crestas capilares o relieves de la piel de los dedos, medio utilizado por los entes gubernamentales o judiciales como medio de identificación.

Inalienable

Intransferible, intransmisible.

Inasistencia

No presentación de la parte convocada. Salvo en materia laboral, policiva y de familia, si las partes o alguna de ellas no comparece a la audiencia de conciliación a la que fue citada y no justifica dentro de los tres (3) días siguientes, su conducta podrá ser considerada como indicio grave en contra de sus pretensiones o de sus excepciones de mérito en un eventual proceso judicial que verse sobre los mismos hechos.

Indicativo Serial

Número único que identifica un formulario de registro civil.

Indicativo Serial (registro de matrimonio)

Número único que identifica un registro civil.

Inexistencia

Una inscripción es inexistente cuando no ha sido autorizada por el funcionario competente, es decir, el registro nunca ha salido a la vida jurídica.

Inscrito

Nombre de la persona registrada.

Interdicción

Privación del derecho a administrar sus bienes que por decisión judicial se impone al pródigo o demente.

Interesado

Persona que solicita la declaración.

Inventario

Determinación de todos los bienes pertenecientes al causante.

Legado

Asignación a título singular.

Legatario

Asignatario de un legado.

Legitima Rigurosa

Mitad de los bienes del causante.

Legitimación

Filiación conferida a los hijos por matrimonio posterior de los padres, y que produce los mismos efectos civiles que la legitimidad nativa.

Legitimar (artículo 236 del Código Civil)

Reconocer por medio del matrimonio a los hijos procreados antes de éste.

Lesión Enorme

Se crea lesión enorme cuando se paga o se recibe menos de la mitad del precio de un inmueble

Libro de Varios

Documento en el cual se inscriben todos los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones, entre ellos: separación de cuerpos, liquidación de sociedad conyugal, divorcios, cambios de nombre etc.

Licencia de Inhumación

Permiso en el que el DANE autoriza que el cuerpo sea sepultado.

Licencia de Urbanismo o de Construcción

Acto por el cual se autoriza a solicitud del interesado la adecuación de terrenos o la realización de obras. Este documento se requiere para ciertos actos notariales.

Lindar

Estar contiguos dos territorios o dos terrenos.

Lindero

Que limita con una cosa.

Liquidación Adicional

Opera cuando aparecen nuevos bienes del causante después de haberse tramitado la sucesión.

Llamados a la Sucesión

Los descendientes, los hijos adoptivos, los ascendientes, los padres o adoptantes, los hermanos, los hijos de éstos, el cónyuge supérstite, el ICBF.

Loteo

Acto de disposición por medio del cual el titular de derecho de dominio, segrega de un predio de mayor extensión, porciones de terreno con el fin de constituir urbanización, parcelación, etc.

Materias Conciliables

Se podrá conciliar sobre todas las materias que sean susceptibles de transacción, desistimiento y conciliación.

Matricula Inmobiliaria

Número de folio con el cual se identifica un inmueble.

Mujer Cabeza de Familia

Mujeres que tengan bajo su cargo de forma permanente hijos menores propios y otras personas incapaces para trabajar, ya sea por ausencia permanente o incapacidad física, sensorial, psíquica o moral del cónyuge o compañero permanente o deficiencia sustancial de ayuda de los demás miembros del núcleo familiar.

Nombre y Representación

Representar a otra persona en cualquier acto notarial por medio de un documento escrito.

Nulidad de Matrimonio

Es la declaración mediante la cual queda sin vigencia el acto del matrimonio.

Numero Único de Identificación Personal (NUIP)

Cada persona tendrá una identificación única y cada identificación corresponderá exclusivamente a una persona. Mediante Resolución 3571 de septiembre 30 de 2003, se determinó que el NUIP estará compuesto numéricamente, y se implementó a partir del primero de diciembre de 2003.

Orden Judicial o Administrativa

Orden emanada de una autoridad judicial que autoriza el registro de la defunción, pasadas 48 horas de la muerte de la persona.

Otrosí

Cada una de las peticiones o pretensiones que se ponen después de la principal.

Parentesco

Grado de consanguinidad o afinidad.

Partidor

Persona que hace la partición de la herencia.

Patria Potestad

Derecho que tienen los padres para representar a los hijos menores de edad.

Conjunto de atribuciones y derechos que el padre y la madre tienen sobre la persona y los bienes del hijo no emancipado, con el fin de facilitarles el cumplimiento de los deberes paternos.

Patrimonio de Familia

Limitación al dominio, se constituye a favor de toda la familia y el bien objeto de patrimonio no puede ser hipotecado, ni embargado, ni gravado con censo, ni dado en anticresis. No puede constituirse sino sobre el dominio pleno de un inmueble. Cuando se constituye patrimonio de familia dentro de la misma escritura de hipoteca y ésta se encuentra vigente, para cancelar dicho patrimonio se requiere autorización escrita del acreedor y si existen hijos menores de edad, deberá tramitarse a través del juzgado, que se encargará del nombramiento de un curador para la representación de los menores de edad.

Permutar

Cambiar.

Petición Escrita

Solicitud de conciliación mediante documento. Esta petición debe contener toda la información y datos necesarios para el desarrollo del trámite consecuente, entre ellos, nombres, vecindades y domicilios del interesado y de quien se solicita, relación pormenorizada de los hechos constitutivos del asunto determinado, lo pretendido o el señalamiento previo de las razones de discrepancias, indicando como se puede superar el conflicto.

Poder Especial Amplio y Suficiente

Documento por medio del cual se autoriza a una persona para que lo represente en un acto específico, éste debe ser autenticado.

Poderdante

Quien da poder a alguien facultándolo para que obre y firme en su nombre y representación.

Persona que otorga el permiso para que lo represente.

Presunción de Muerte

Es un providencia judicial, mediante la cual el juez de familia, declara la ausencia de una persona por más de dos (2) años. Si pasaren dos años sin haberse tenido noticias del ausente, se presumirá haber muerto éste. Para declararla se deben llenar las condiciones del Art. 97 del Código Civil.

Proindiviso

Cuando se es dueño de algo en comunidad (una o más personas).

Promesa de Celebración de un Contrato

Es la promesa de celebrar un negocio, produce la obligación de celebrar el contrato y de someterse a las reglas y formalidades del caso.

Promitente Vendedor y Comprador

Persona que promete vender o comprar un inmueble (en una promesa de venta).

Protocolizar

Incorporar en el protocolo por medio de escritura pública las actuaciones, expediente o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él, para su guarda y conservación, o que cualquiera persona le presente al notario con los mismos fines.

Es nombrar en la escritura los documentos que se anexan designando su contenido.

Reconocimiento

Acto de dar por cierto el contenido de un documento.

Reconstrucción

Cuando lo folios o seriales se han destruido, extraviado o desfigurado, se puede reconstruir con base en el duplicado que reposa en la Dirección Nacional de Registro Civil y a falta de éste con una copia auténtica o reproducción del mismo que tenga el interesado.

Registro Civil de Nacimiento

Es el único documento público que legalmente prueba la existencia de una persona.

Registro de Escrituras Públicas

Acto mediante el cual se registran las escrituras públicas en la oficina de registro de instrumentos públicos correspondiente. Dicho registro se debe hacer cuando un inmueble se hipoteca, vende, afecta con algún gravamen o limitación al dominio, entre otros. Esta anotación en el registro permite la publicidad del inmueble y da a conocer frente a terceros las condiciones en que éste se encuentra.

Reloteo

Lotear nuevamente un predio ya loteado.

Reposición

Cuando los registros civiles se encuentren deteriorados, un funcionario competente podrá realizar una sustitución mediante una reproducción exacta de ellos, con anotación de tal circunstancia, autorizándolos con su firma, archivando y sustituyendo el registro deteriorado, el cual debe archivarse.

Repudio

La no aceptación de la herencia.

Requisito de Procedibilidad

Se entenderá cumplido cuando se efectúe la audiencia de conciliación sin que se logre el acuerdo o cuando una de las partes no comparezca.

Resocialización

Acto mediante el cual por acuerdo mutuo de las partes, se deja sin efecto un contrato realizado con anterioridad, es decir las cosas vuelven a su estado inicial.

Resolución Contrato

Se cancela el contrato, vuelve todo a su estado inicial.

Revocado

Que no ha sido anulado legalmente.

Sellos

Utensilio por lo común de metal o caucho que se emplea para marcar documentos, cerrar pliegos y otros usos análogos.

Sentencia (divorcio)

Decisión de los jueces en la que ordenan la separación de cuerpos de dos personas que estuvieron casadas.

Separación de Bienes

Es la que se efectúa sin divorcio, en virtud de decreto judicial o por disposición de la ley.

Separación de Cuerpos

Decisión judicial que suspende la vida en común de los casados, pero no disuelven el matrimonio.

Servidumbre

Cuando un bien inmueble le presta un servicio a otro bien inmueble (ejemplo, de luz, de tránsito, de alcantarillado).

Seudónimo

Nombre supuesto empleado por una persona.

Sociedad Conyugal Disuelta y Liquidada

Cuando una persona estuvo o está casada y decide liquidar los bienes que adquirió siendo casado.

Subrogatario

Persona que sustituye a otra.

Suceder

Transmisión de los bienes de un difunto a otra u otras personas que lo sobreviven.

Sucesión

Conjunto de bienes, derechos y obligaciones transmisibles a un heredero o legatario.

Sucesión Intestada

Cuando se sucede por virtud de la ley.

Sucesión Mixta

Cuando se adjudica en parte por testamento y en parte por virtud de ley.

Sucesión Testada

Cuando se sucede en virtud de un testamento.

Supervivencia

Documento que da fe de que la persona está viva.

Suscripción

Es la autorización que otorga la Dirección Nacional de Registro Civil, mediante acto administrativo, al Notario para que firme un registro bajo su responsabilidad.

Suspensión de Prescripción

La presentación de la solicitud de la conciliación extrajudicial en derecho ante el conciliador suspende el término de prescripción o de caducidad, según el caso: hasta que se logre el acuerdo conciliatorio o que pasados tres meses desde el momento de la solicitud no se logre la audiencia de conciliación.

Telegrama

Carta o documento en la que se comunica telegráficamente el mismo día o a más tardar al día siguiente del matrimonio, la celebración del mismo a los funcionarios notariales para que hagan las respectivas notas marginales en los registros civiles de nacimiento.

Testamento

Última voluntad de disposición de los bienes del causante que opera después de la muerte.

Testigos

Declarantes que expresan hechos que les constan acerca del interesado.

Tradición

Modo de adquirir el dominio de las cosas y consiste en la entrega que el dueño hace de ellas a otro.

Trámite

Es el conjunto, serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación, prevista o autorizada por la ley.

Usufructo

Derecho real por medio del cual se entrega el goce del inmueble a determinada persona.

Venta de Derechos Herenciales Universales

Se refiere al total de la masa hereditaria.

Venta de Derechos Herenciales Vinculados

Se transfiere el derecho sobre determinado bien.